Área 1 — Operaciones
La operación que funciona sola
Desde junio de 2025, Bukz ha implementado más de 40 herramientas y sistemas automáticos que absorben tareas que antes requerían personas dedicadas. Operan las 24 horas, sin descanso ni errores de transcripción.
Pedidos y logística
Procesamiento automático de pedidos Novaventa de extremo a extremo: recibe catálogos por correo, arma opciones de compra, genera facturas y notifica por Telegram y WhatsApp.
Antes: 3–4 horas por ciclo → Ahora: ~5 minutos
Contabilidad y finanzas
Causación contable automática (lee facturas DIAN, clasifica retenciones de 100+ proveedores), conciliación de pagos NV, control de cartera, cálculo de comisiones quincenales.
Costo de mercancía vendida (CMV) automático: cruza ventas, proveedores y reglas de descuento para calcular precio de venta, costo y margen por producto. Conciliación de ferias: cruza lo enviado vs. lo devuelto vs. lo vendido y detecta faltantes automáticamente.
Antes: cruzar cientos de facturas a mano → Ahora: minutos
Inventario
Enriquecimiento automático de datos de libros consultando 9 tiendas y bases de datos simultáneamente (Casa del Libro, Panamericana, Lerner, Google Books, entre otras).
Creación masiva de productos: se llena una plantilla y el sistema crea todos los productos en la tienda online con datos completos (autor, formato, editorial, páginas, categoría). Rotación de inventario con semáforos visuales (verde/amarillo/rojo) por sede y detección de stock muerto. Sistema de reposiciones guiado de extremo a extremo. Operaciones de importación Celesa con tablero de control.
Comunicaciones
Newsletter semanal Bukz AI Weekly (10 fuentes RSS, IA selecciona y resume, envío automático cada lunes). WhatsApp masivo con plantillas prediseñadas para novedades, confirmaciones de entrega y seguimiento comercial.
Envío automático de cortes a proveedores: genera y envía reportes individuales de ventas y no-ventas a cada proveedor por email, mapeando sedes a ciudades. Gestión de devoluciones con avisos de recogida a tiendas y confirmaciones a proveedores (40+ contactos preconfigurados).
Agentes dedicados e infraestructura
Un agente para la operación diaria (trabaja 24/7, 30+ herramientas integradas: correo, Telegram, WhatsApp, sistema de ventas, contabilidad, hojas de cálculo, memoria persistente). Un agente para la gerencia (consultas en tiempo real sobre pedidos, ventas, stock desde Telegram).
BukzBrain: chat inteligente conectado a los datos reales de Bukz. El equipo puede preguntar “¿cuánto stock hay del ISBN tal?”, “¿cuáles son los productos más vendidos?” o “¿qué productos están agotados?” y recibe respuesta inmediata con datos actualizados.
39 programas de operación diaria que automatizan tareas como montar pedidos, generar facturas, cruzar OCs, alertar sobre stock bajo y enviar mensajes. 5 procesos automáticos que nunca paran: inventario cada 4 horas, ventas cada hora, catálogo cada 24 horas, despachos en tiempo real y productos nuevos al instante. 7 flujos de trabajo en servidor propio.
Proyecto en curso: un agente por cada área de la empresa + sistema de tickets para solicitudes internas y de proveedores.
Equipo y coordinación interna
Portal de solicitudes de permisos y vacaciones: los empleados solicitan vacaciones, permisos remunerados, no remunerados o día de cumpleaños. Se registra, se notifica a Recursos Humanos automáticamente y queda visible en el panel de administración con seguimiento de estados.
Solicitudes de tiendas a operaciones: las sucursales piden productos o insumos a través de un catálogo digital con carrito de compra. Al enviar, se genera un email detallado a operaciones con tabla del pedido. Incluye historial y estados (pendiente, cumplido, cancelado).
Tablero de tareas compartido entre Bodega, Operaciones y UX. Todos ven las mismas tareas en tiempo real con responsable, fecha límite y estado visible. Se acabó la coordinación informal por WhatsApp.
| Tarea | Antes | Ahora | Ahorro/mes |
|---|---|---|---|
| Montar pedidos NV | 3–4 h/ciclo | ~5 min | ~18 h |
| Conciliación pagos NV | 4–6 h/infopago | ~5 min | ~20 h |
| Facturación NV | 2–3 h/ciclo | ~5 min | ~13 h |
| Cruce OC vs facturas | 2–3 h/ciclo | ~3 min | ~10 h |
| Causación contable | 6–8 h/mes | ~10 min | ~7 h |
| Seguimiento cartera | 1–2 h/semana | ~2 min | ~6 h |
| Cálculo comisiones | 2–3 h/quincenal | ~5 min | ~5 h |
| OC Mattelsa | 30–45 min/OC | Automático | ~4 h |
| Total | ~83 horas/mes |
Cuatro cargos absorbidos por IA
| Cargo | Costo real (salario × 1.5) |
|---|---|
| Diseño (Susana) | $4.500.000 |
| CEDI 1 | $3.600.000 |
| CEDI 2 | $3.600.000 |
| Curaduría | $3.600.000 |
| Total | $15.300.000 COP/mes |
El costo real de un cargo no es solo el salario: incluye prestaciones sociales, salud, pensión y parafiscales, que suman aproximadamente el 50% adicional.
